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La gestione delle presenze

Certificare gli orari è fondamentale per organizzare le attività

Gestire le presenze vuol dire:

  • certificare orari di ingressi/uscita del personale;
  • controllare il rispetto degli orari stabiliti e delle ore lavorative dovute;
  • permettere al personale di richiedere formalmente permessi, ferie e variazioni;
  • permettere alla dirigenza di autorizzare formalmente le richieste;
  • avere accesso a tutti i dati relativi alle presenze in azienda.


Per l’area amministrativa di un’azienda, privata o pubblica che sia, contabilizzare le ore di lavoro effettuate dai collaboratori è un punto cruciale, non solo per la proporzione che questa voce di costo assume nella contabilità, ma anche per la delicatezza tipica del rapporto tra lavoratore e azienda.

Per questo, un sistema di rilevazione delle presenze ha come primo obiettivo quello di certificare in modo sicuro, obiettivo e trasparente gli orari di arrivo e di uscita delle singole persone, a tutela loro e dell’azienda, per comprovare il rispetto degli orari concordati.


Per farlo, ogni persona in entrata o in uscita deve essere munito di un documento di riconoscimento personale, tipicamente una tessera elettronica. Questa deve essere usata dalla persona stessa con uno dei terminali di lettura, posti negli ingressi dei locali aziendali, per inserire a sistema ogni accesso e ogni uscita dalla struttura, in modo che si possa risalire agli intervalli temporali in cui si trovava in azienda.


Per gestire centralmente le presenze, dopo la rilevazione locale dei terminali, i dati devono essere riversati nel database centralizzato su un server e processati da uno specifico software.

Questo permette diversi vantaggi, tra cui:

  • il lavoratore può effettuare il passaggio in qualunque terminale del sistema, indifferentemente;
  • i dati sono immediatamente a disposizione dell’amministrazione o dell’ufficio risorse umane;
  • si possono operare (e rendere immediatamente effettive) eventuali variazioni d’orario.


Il software è, di fatto, lo strumento che permette di effettuare tutte le operazioni di gestione, non solo all’ufficio personale, ma anche al lavoratore stesso: attraverso un accesso remoto, esso può dare modo alla persona di monitorare le proprie rilevazioni e di inoltrare richieste, ad esempio permessi d’uscita in orario di lavoro; allo stesso modo, il responsabile della persona può accordare o negare la richiesta. Al contempo, tutte le operazioni (rilevazioni e richieste) possono essere automaticamente vagliate dal sistema, per evitare abusi, errori o incoerenze.


Questi automatismi rappresentano la vera innovazione, che permette alle risorse umane di gestire velocemente e con flessibilità i propri doveri nei confronti dell’azienda. La maggiore autonomia delle singole persone genera un aumento della produttività delle stesse, un miglioramento del rapporto dei lavoratori con l’impresa e un alleggerimento del carico di lavoro per l’ufficio personale.


Inoltre, in quanto sistema centralizzato, tutti i dati rimangono a disposizione di elaborazioni, statistiche e report, utili per il controllo di gestione o per supportare decisioni strategiche da parte dei vertici aziendali.

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